6 Homeoffice Tools die wir verwenden und weiterempfehlen

Eine Krise wie die COVID-19, die unseren Alltag maßgeblich verändert hat, war notwendig, um in vielen Firmen die Möglichkeiten von New Work zu erkennen. Remote Arbeiten oder Homeoffice erfordert allerdinge neue Lösungen und Tools, um den neuen Herausforderungen gewachsen zu sein.

Auch wir im Plappermaulbüro sind mit diesen Herausforderungen vertraut und wollen daher gern einige Tools und praktische Werkzeuge vorstellen, die uns in solchen Zeiten begleiten und nach der anfänglichen Einarbeitungsphase, viel Stress abnehmen können.

1 – Microsoft (MS) Teams

Wir sind große Fans dieses Systems. MS Teams begleitet uns schon längere Zeit in unserem Arbeitsalltag und wir genießen die Vorteile. MS Teams bietet eben verschiedene Funktionen, die wir gern weiterempfehlen.

1. MS Teams wird zum Einen für den Austausch zwischen Mitarbeitern einzeln, oder auch im gemeinsamen Chat des gesamten Teams genutzt, um allgemeine Informationen los zu werden. Somit werden zum Beispiel bei Fragen, die schnell geklärt sind, nicht die Mailboxen zugemüllt. Außerdem nutzen wir den Chat auch, um uns gegenseitig Dateien zuzusenden, die ein Feedback benötigen etc.
2. Zum Anderen nutzen wir MS Teams häufig für die Kommunikation mit unseren Partnern, wo wir Telefonkonferenzen organisieren. Ob dabei Video eingeschaltet wird oder nicht, ist jedem selbst überlassen. Bei uns hängt das immer ganz vom Kontext des Gesprächs ab. Eine Funktion die wir dabei aber besonders praktisch finden, ist die Funktion zur Bildschirmübertragung.

Also ein eindeutiges JA für MS Teams von uns!

2 – WeTransfer Pro

Da wir in unserer Marketingagentur natürlich oft mit großen Dateien zu tun haben und diese auch unseren Kunden zur Verfügung stellen wollen, haben wir uns einen WeTransfer Pro Account angelegt. Somit können wir problemlos größere Datenmengen versenden, oder umgekehrt, die Kunden uns ihre Dateien zur Verfügung stellen, wie es zum Beispiel für Onlineshops oft der Fall ist. Wir nützen dafür die Pro Version, aber um es mal zu testen, gibt es ganz praktisch eine kostenlose Version, in der man bis zu 2 GB versenden kann.

3 – OneDrive

Die OneDrive ist unsere zentrale Speicherplattform. Wir haben mittlerweile unsere Daten zentral auf OneDrive liegen, und somit kann jeder jederzeit auf seine freigegebenen Ordner und Dateien zugreifen. Ganz egal wo er sich befindet. Für uns die optimale Lösung, um unnötiges hin- und hersenden von Dateien zu minimieren.

4 – MS Planner

Der MS Planner unterstützt uns in der Aufgabenverteilung und -Übersicht für unsere Mitarbeiter. Damit können Teams erstellt werden und die Mitarbeiter flexibel den Teams zugeteilt werden, wo sie dann laufend ihre Aufgabenbeschreibungen erhalten. Die Mitarbetier sehen dann die ihnen zugeteilten Aufgaben, die Deadline und mögliche Unterpunkte und Notizen. Das ersetzt für und aber nicht den persönlichen Austausch zB. in einem Jour-Fixe, wo wir die Aufgaben genauer durchbesprechen.

5 – Slack

Slack ist ein weiteres schnelles Kommunikationstool, wenn wir zum Beispiel mit externen Partnern an einem Projekt arbeiten, diese aber natürlich nicht Zugriff auf unser MS Teams haben. In Slack kann man auch verschiedene Kanäle anlegen und erfordert anfangs etwas Einarbeitungszeit, ist aber ein durchaus nützliches Tool für unseren Arbeitsalltag. Zusätzlich hat Slack extrem vielfältige Funktionen und Möglichkeiten, aber die hier alle vorzustellen, würde leider den Rahmen sprengen.

6 – Jira Confluence

Jira Confluence ein Tool des großen Softwareanbieters Atlassian. Wir speichern dabei unsere Arbeitsprozesse und Vorgehensweisen zentral an diesem Ort und zwar für unsere Mitarbeiter. Speziell, wenn immer wieder mal neue Mitarbeiter hinzukommen, rechnet sich dieses Tool, wo wir grundsätzliches Wissen wie zB. Dateibenennungen, Ordnerstrukturen etc. vermitteln und zentral aufbewahren. Alle Mitarbeiter haben darauf Zugriff und können in dieser Wiki-ähnlichen Plattform nach ihren Stichworten suchen und hoffentlich fündig werden. Somit erspart man sich bei wiederkehrenden Arbeitsabläufen, mehrmaliges Erklären und die Mitarbeiter können Informationen abrufen, wann sie es brauchen.

Das waren die sechs wichtigsten Tools, die wir in unserem Agenturleben verwenden. Es gibt neben diesen sechs natürlich viele, viele andere Homeoffice Tools, die deinen Anforderungen möglicherweise besser entsprechen. Es gilt hier einfach mal ausprobieren, aber auch den Mut haben, wieder etwas Neues zu probieren, wenn es nicht so gut läuft.

Vor allem in Situationen wie diesen, wo Firmen neu auf Homeoffice umstellen, sind Tools zur Kommunikation und Kollaboration, gefragt und unterstützen auch Neulinge im Homeoffice.

Viel Erfolg beim Homeoffice-n! 😉