Tool-Tipp: Hubspot – ideales kostenloses CRM für Verkaufsorientierte

Verwalten Sie Ihre Kunden, Kontakte und Leads noch immer im Telefonbuch, mit Visitenkarten oder in Ihrer Email-Inbox? Egal wie groß Ihr Unternehmen ist, und wieviele Kunden Sie haben, starten Sie am besten noch heute mit einem CRM-Tool (Customer Relationship Management).

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen als Tipp das kostenlose online CRM Hubspot vorstellen.

Warum sollten Sie ein CRM-System verwenden?

Nun, hier könnten wir zahlreiche eigene Artikel veröffentlichen, aber hier zusammengefasst die wesentlichen und wichtigen Punkte:

• Zentrale Datenhaltung für all Ihre Kunden, Kontakte, mögliche Kunden, Partner und Lieferanten.
• Dokumentation und Auswertung Ihrer Verkaufschancen. So haben Sie stets einen Überblick, über das offene Potential. Sie haben keine möglichen Aufträge in Ihrer Pipeline? Dann sollen Sie rasch etwas dagegen tun!
• Anpassbares System, indem Sie Ihre Daten systematisch erfassen. Das bedeutet, dass Sie die Daten auch entsprechend filtern und auswerten können.
• Je größer Ihr Unternehmen wird, umso mehr Kunden und Kontakte werden Sie haben. Da verlieren Sie ohne entsprechendes System schnell den Überblick.
• Historie zu jedem Kunden: Wann war ich das letzte Mal in Kontakt? Was habe ich bereits versprochen? Gibt es offene Verkaufschancen?
• Dokumentieren Sie Ihre Verkaufschancen und teilen Sie diese in bestimmte Phasen ein (das Senden eines Angebotes ist oft nur die halbe Miete! Bleiben Sie dran!)
• Ein gut organisiertes System wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Vermeiden Sie später einen Daten-Supergau und sorgen Sie rechtzeitig vor.

Was macht Hubspot so attraktiv?

Kosten: Viele CRM-Systeme sind kostenpflichtig und starten ab 30 oder 40 Euro pro Monat und Benutzer. Hier entstehen sehr schnell hohe Fixkosten. Die Grundversion von Hubspot ist tatsächlich kostenlos. Es können beliebig viele Benutzer mit dem System arbeiten, es gibt keine Einschränkungen und es können bis zu 1 Million Datensätze erstellt werden!

Installation: Hubspot ist eine Cloud-Lösung und wir im Webbrowser verwendet. Die Installation dauert tatsächlich nur wenige Minuten und ist sehr intuitiv. Die Daten liegen aktuell in Rechenzentren in der USA. Hubspot legt allerdings großen Wert auf Datensicherheit und es gibt auch eine umfassende Vereinbarung zur Datenverarbeitung. Unserer Meinung nach gibt es im Hinblick auf Datenschutz keinerlei Probleme oder Bedenken!

Einfachheit: Hubspot ist sehr intuitiv aufgebaut und konzentriert sich auf wesentliche Aspekte, die für den Vertrieb, bzw. die Verwaltung von Kundendaten wichtig sind. Überladene Eingabemasken und sinnlose Datenfelder werden vermieden. Sie können sich also auf das Wesentliche konzentrieren, ohne Zeit mit Eingabemasken zu verschwenden.

Outlook Integration: Hubspot bringt alle Informationen zu einem zentralen Ort. Die Outlook Integration ermöglicht das automatische Erfassen von Emails beim Kontakt in Ihrer Datenbank. Zusätzlich sehen Sie, ob, bzw. wie oft ein Email von Ihren Kunden gelesen oder geöffnet wurde. So können Sie ein perfektes Follw-up implementieren.

Mobile Apps: Hubspot lässt sich in einem standard Webbroser verwenden, besitzt aber auch sehr attraktive Apps für iOS und Android. Diese sind auch völlig kostenlos!

Erweiterbarkeit: Im Gegensatz zu vielen anderen kostenlosen Tools, ermöglicht Ihnen Hubspot die Anlage und Konfiguration von benutzerdefinierten Feldern. So können Sie das System perfekt an Ihre Wünsche anpassen und müssen keine Kompromisse eingehen! Viel zu oft sehen wir bei unseren Kunden, dass die Prozesse an die IT angepasst werden müssen – genau umgekehrt sollte das eigentlich der Fall sein – die IT muss sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse anpassen, so dass Sie möglichst effizient handeln können.

Mehrbenutzer: Hubspot CRM eigenet sich auf ideal für größere Teams. Sie können beliebig viele Benutzer anlegen und diese Verwalten.

Mehrsprachigkeit: Gerade internationale Teams (häufig im Vertrieb) können dann effizient arbeiten, wenn die IT-Systeme auch in der eigenen landessprache verfügbar sind. Hubspot ermöglich per Mausklick das ändern der Sprache. Das Menü ist somit in diversen Sprachen verfügbar und ermöglicht eine Zusammenarbeit auf internationaler Ebene.

Legen Sie los – grundlegende Funktionen

Kontakte: Hier können Sie alle Ihre Konakte verwalten. Sinnervollerweise erstellen Sie hier ein Auswahlfeld, um den Kontakttyp zu definieren (bspw. Kunde, Partner, Lieferant, bzw. Möglicher Kunde). Es gibt dazu bereits ein vordefiniertes Feld „Lifecycle-phase“. Alle Kontakte können nach diesen Kriterien später gefiltert werden (überlegen Sie sich also gut, welche Informationen Sie benötigen!).

Unternehmen: Bei Bedarf können Sie Unternehmen separat verwalten. Diesen können Sie dann beliebige Kontakte zuweisen.

Deals: Diese Funktion ist unserer Meinung nach eine der wichtigsten. Es handelt sich hierbei um die Verwaltung Ihrer Verkaufschancen. Sie können hier beliebige Verkaufschancen erstellen und diese in unterschiedliche Phasen einteilen. Die Phasen können Sie selbst definieren (bspw. Möglicher Verkauf, Qualifiziert, Termin, Angebot gesendet, Details geklärt, Gewonnen, Verloren). Sie können also grafisch Ihre Verkaufschancen einsehen und sehen auch den möglichen Umsatz in jeder einzelnen Phase. Dies ist perfekt als Planungstool geeignet. So sehen Sie auch jederzeit, welches Potential pro Verkaufsmitarbeiter vorhanden ist. Mittels intelligender Filter können Sie bspw. jene Deals identifizieren, die seit einem bestimmten Zeitraum nicht mehr modifzieirt wurden. Fassen Sie hier sofort nach!

Aktivitäten: Sowohl für Kontakte, Unternehmen als auch Deals können Sie Aktivitäten protokollieren. Sehen Sie bspw. welche Emails, Telefonate, oder Meetings Sie mit einem Kunden geführt haben. Dies ist quasi eine Historie, die für die laufende Kundenbetreuung enorm wichtig ist! Sie können sich hier auch Aufgaben planen.

Aufgaben: Sie können sich für Kunden, Unternehmen oder Verkaufschancen Aufgaben planen. Planen Sie ein Follow-up Gespräch, einen Anruf oder einen persönlichen Termin. Sie werden per Email rechtzeitig informiert. So vergessen Sie keine Aufgaben mehr!

Es gibt noch viele weitere Details, die wir gerne mit Ihnen besprechen. Fragen Sie uns einfach nach einer CRM-Beratung!

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